ESQUEMA A SEGUIR PARA LA
FORMULACION DE UN PROYECTO:
EL CICLO DE UN PROYECTO:
Se ha generalizado la expresión "ciclo de un
proyecto" para referirse al proceso completo, diferenciado en etapas, que, por lo
general, sigue un proyecto tipo -tanto sea ejecutado por la Cooperación multilateral, por
la no gubernamental o por la descentralizada (no es del todo aplicable a los tipos en los
que se concreta la llamada cooperación bilateral...).
 Nos referimos por igual, sin
especificar sus diferencias reales, a los llamados, en el "lenguaje" de la
cooperación, proyectos, programas o acciones de desarrollo (a
veces sus matices se deben más a criterios y normativas institucionales o burocráticas
que a razones técnicas u operativas).
Las distintas etapas o momentos internos, que suelen
señalarse son las siguientes:
1- * Identificación
2- * Diseño y Elaboración
3- * Formulación
4- * Presentación
5- * Aprobación
6- * Ejecución
7- * Seguimiento
8- * Evaluación
A veces se "sintetizan" reduciéndolas a la 1
-que incluiría las cuatro siguientes-, a la 6 -con la doble función de la 7-, y a la 8;
Aquí explicaremos las ocho, porque conviene conocerlas todas:
1.- Identificación: es el momento
principal, imprescindible para que nazca con bien un proyecto; consiste en:
1.1. Analizar, Medir, calcular y ordenar de mayor a
menor, con la máxima precisión posible y con la participación directa de los
afectados o destinatarios -y ejecutores o protagonistas- del proyecto,
+ el conjunto y prioridad de las necesidades o
problemas reales que tiene o padece la población -área o sector- que ha de beneficiarse
del futuro proyecto;
+ el conjunto de recursos -materiales, técnicos,
económicos y humanos- propios y disponibles que tiene esa población, en función de las
necesidades o problemas y sus soluciones posibles;
1.2. Estimar con el máximo realismo posible y
con la misma participación directa de los destinatarios que han de implicarse en el
proceso,
+ el conjunto de potencialidades que existen en
el colectivo -área o sector- implicado para superar la situación en la que se encuentra,
+ el conjunto de condiciones, recursos propios
y Externos que serían necesarios para lograr el despliegue positivo de todas
las potencialidades.
2.- Diseño y Elaboración: Con los
datos anteriores, las Comunidad y sus técnicos, comienzan a buscar y discutir lo que
será el proyecto:
2.1. los fines y objetivos que se pueden y pretenden
alcanzar;
2.2. los recursos, medios e instrumentos que se
necesitan usar;
2.3. los procedimientos, técnicas, modos de hacer y
métodos que hay que aplicar;
2.4. los tiempos necesarios estimados para conseguir las
metas previstas;
2.5. el tipo de organización que va a requerir dicho
proceso;
2.6. las tareas y funciones que ha de cumplir cada
elemento.
2.7. la manera de ir evaluando los resultados parciales
y la forma de revisar y rectificar los posibles fallos o desviaciones;
Ese tiempo de propuestas, debate y clarificación
conduce a diseñar y elaborar el proyecto como el plan estratégico para la
consecución de los fines perseguidos, que son los que unirán y cohesionarán todos los
aspectos y factores del mismo. Con ese material se pasa a la etapa siguiente.
3.- Formulación: Es el tiempo de expresar
por escrito -en soporte papel o electrónico- y conforme los cuestionarios o normativas de
las Agencias hacia donde hay que dirigir el proyecto, todo lo acordado en la etapa
anterior y su lógica o coherencia interna, su racionalidad, su viabilidad y su
factibilidad (a veces los formularios establecidos por las agencias están pensados y
construidos casi siempre en función de los intereses de las mismas agencias, más que en
función de las posibles demandas y necesidades provenientes de los pueblos del Tercer
Mundo; en ocasiones se mantiene una cierta rigidez en técnicas que pretenden definirse
como "marco lógico"... sin tener en cuenta que la "lógica" de la
realidad no es deductiva y lineal sino compleja y dialéctica).
4.- Presentación: Hecha la Formulación
se envía al par, agente, contraparte "intermediario" o a la Agencia de Ayuda
que ha de tramitar la solicitud de los recursos externos que se necesitan. Ajustándose a
las condiciones puestas o establecidas por las distintas "líneas" de
cooperación de los distintos organismos receptores de proyectos, se presenta la
solicitud; quedando siempre dispuestos a discutir aspectos y detalles, ajustar los
presupuestos, explicar las dudas, acomodarse a las "circunstancias" y
especificaciones que imponen los "donantes"..., sin perder la dignidad...
5.- Aprobación: Durante un tiempo se
queda a la espera para su estudio y aprobación o denegación (suelen tenerse en cuenta,
al menos, tres dimensiones del proyecto: la técnica, la política y la financiera; en
algunos casos existen, ajustados a ellas también, tres comisiones de estudio). Suponiendo
que es aprobado y concedidos los recursos necesarios solicitados, se pasa a la etapa
siguiente.
6.- Ejecución: Al comunicarse la
concesión de los recursos, el grupo responsable de la organización del proyecto se pone
en marcha para llevarlo a la práctica (lo ideal es que no haya tenido que esperar a la
concesión para desplegar el conjunto de posibilidades con los recursos propios de que
disponga la colectividad). Suele necesitarse un reajuste del plan de acción, motivado por
el paso del tiempo y la inevitable movilidad de los elementos; una vez reajustado, entra
la etapa decisiva de ejecutar el plan de acción conforme lo previsto y participado por la
colectividad. La programación concreta en todos sus detalles, así como el cumplimiento
riguroso de los trabajos y responsabilidades es lo que asegurará la eficacia de los
resultados y la eficiencia en el buen uso de los medios y recursos utilizados.
7.- Seguimiento: Es una etapa que se
aplica tanto a los responsables de la coordinación del plan de acción como, en otro tipo
de funciones, a los intermediarios o responsables de la concesión del recurso externo. A
veces se confunde con la vigilancia sobre el buen uso o administración de los recursos,
sobre todo financieros (lo cual genera un cierto estado de desconfianza, perversora de las
relaciones de cooperación, que siempre han de basarse en la mutua confianza). El buen
seguimiento es la atención puesta sobre la dinámica del proceso para impulsar, corregir,
reajustar, intensificar o simplemente acompañar un determinado modo de hacer.
8.- Evaluación: Un buen seguimiento lleva
siempre unido una constante evaluación -autoevaluación, hecha por los sujetos activos de
la ejecución; y heteroevaluación, hecha por el agente externo responsable de la
concesión. Pero también se trata de medir al final del proceso no sólo los resultados
obtenidos, los objetivos logrados, el cambio producido, las necesidades cubiertas, la
participación de los destinatarios y protagonistas, el correcto uso de los medios e
instrumentos, sino la rentabilidad de todos los recursos, incluido el tiempo aplicado a
todo tipo de acción o del trabajo. De la correcta evaluación dependerá la
sostenibilidad, la continuidad del proceso; pues para eso se hace: para ver hasta donde se
ha llegado y redefinir el proceso a seguir. Los criterios de evaluación son diversos, si
bien suelen aplicarse fórmulas adaptadas de la ratio costo/beneficio o costo/eficiencia.
Es correcto decir que el ciclo de un proyecto se cumple
para reiniciar de nuevo otro ciclo.
ESQUEMA A SEGUIR PARA LA FORMULACION DE UN PROYECTO:
0. DATOS DE LA CONTRAPARTE LOCAL
0.1. Nombre
0.2. Naturaleza jurídica y Fecha de constitución
0.3. Dirección
Teléfono Fax Télex
0.4 Objetivos
0.5 Zonas y sectores de Intervención
0.6 Experiencia y Campos de actividades
0.5 Caracterización de la relación con la población
beneficiaria
0.6 Persona responsable de la Institución
Cargo
Experiencia
0.7. Persona responsable del proyecto
Cargo
Experiencia
0.8 Otras instituciones que colaborarían con el
proyecto
I. PRESENTACION DEL PROYECTO
1.1 Titulo
1.2 Descripción general de la situación (política,
económica, social, ambiental...) existente en el país.
1.3 Contextualización de la Zona de Influencia del
proyecto
- Datos de la zona fundamentales para comprender la
naturaleza de los problemas que el proyecto intenta resolver: marco geográfico,
situación socio-económica, características de las relaciones de género, datos
demográficos, etc.
1.4 Justificación de la necesidad de la intervención.
- Fundamentación de la propuesta
- Explicar los motivos que dan sentido y coherencia a
esta alternativa de intervención, frente a otras posibles.
1.5 Antecedentes o Historia del Proyecto
- Indicar aspectos de interés, previos a la
ejecución, que permitan conformar un marco de referencia para la comprensión de la
propuesta.
- Dígase cómo ha surgido la iniciativa
- Si el proyecto hace parte de un programa más amplio,
explicar su articulación.
1.6 Estudios que se hayan efectuado en relación con el
proyecto (técnicos, socio-culturales, de mercado... ) y resultado de los mismos
1.8 Breve descripción del Proyecto
Síntesis de los aspectos centrales del proyecto:
problema, propuesta a ejecutar, beneficiarios, viabilidad.
1.9 Localización exacta de la acción.
- Descripción de la zona en que el proyecto será
ejecutado
- Adjuntar mapas de la zona (y proyecto de
construcción, si procede).
II. IDENTIFICACION DE LA POBLACIÓN PARTICIPANTE
2.1 Estimación de la Población Total de la Zona
2.2 Breve descripción de la población según
ocupación, ingresos, clase social, pertenencia a grupos étnicos y otros criterios
oportunos (diferenciando entre hombres y mujeres)
2.3 Criterios de selección de la población
beneficiaria.
2.4 Estimación y caracterización de la Población directamente
beneficiada. Diferenciar por género, nivel social etnia, y otros grupos significativos.
2.5 Dígase cómo ha participado y participará la
población beneficiada en las fases del proyecto (concepción, puesta en marcha, gestión,
seguimiento, evaluación...).
Díagse cuál ha sido y será, específicamente, la
participación de las mujeres en este proceso.
2.6 Estimación y caracterización de la población que
se verá beneficiada indirectamente por el proyecto (número, género, etnia, grupo
de edad).
III. OBJETIVOS, RESULTADOS E INDICADORES
3.1 Objetivo General de Desarrollo
Fin hacia el que se orienta la propuesta, desde una
perspectiva amplia y a largo plazo, y en confluencia con otras iniciativas.
3.2 Objetivos Específicos
Fines sustentables que el proyecto se propone
obtener, con sus propios recursos y actividades, y dentro del período de tiempo definido;
son nuevas situaciones en las que los problemas han sido subsanados total o parcialmente.
Conviene establecer una secuencia lógica entre objetivos, resultados y actividades, para
garantizar la coherencia interna del proyecto.
3.3 Metas o Resultados Esperados
Productos concretos de la ejecución del proyecto
necesarios y, en su conjunto, suficientes para la consecución del los Objetivos
Específicos. Los resultados son producto de las actividades; relacionar cada uno de ellos
con un Objetivo Específico y con las actividades correspondientes.
3.4 Indicadores del grado de consecución del los
Objetivos
Descripciones operacionales, precisas y verificables,
del contenido cada objetivo específico, en términos de efectos sobre los beneficiarios,
calidad, cantidad, lugar y tiempo.
3.5 Fuentes de Verificación de los Indicadores
Documentos, informes y otras fuentes de datos que
permitan la corroboración de los indicadores.
IV. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
4.1 Duración del proyecto
4.2 Fecha prevista de inicio
4.3 Descripción detallada de Actividades
- Sobre cada actividad: contenido, metodología,
período de ejecución, resposables (relacionar cada actividad con el resultado
correspondiente).
- En caso de estar previsto en funcionamiento de un
Fondo Rotativo, justificar elección del sistema propuesto; indicar las modalidades de su
funcionamiento, criterios de selección de los beneficiarios modalidades de atribución y
desembolsos y utilización de los recursos generados.
4.4 Cronograma de Ejecución de Actividades
Calendario detallado desglosando, si procede, las
tareas que supone la realización de cada actividad.
4.5 Recursos humanos, materiales y técnicos necesarios
para la ejecución, y sus costes. Conceptos de acuerdo a las Partidas Presupuestarias.
- Recursos Humanos: valorarlos diferenciando personal
local y expatriado; con remuneración o sin ella (valorizando el trabajo voluntario), y
describir sus responsabilidades.
- Recursos Materiales y Técnicos: detallar material y
equipos previstos y su valor, precisando aportes locales y propietarios de las
infraestructuras existentes.
4.6 Seguimiento y evaluación interna: criterios,
participantes, metodología, duración
4.7 Riesgos y Presunciones.
- Identificación de circunstancias que puedan
obstaculizar la ejecución del proyecto y medidas previstas para resolver estas
dificultades.
- Condiciones, ajenas al control del proyecto, decisivas
para su adecuada ejecución.
V. VIABILIDAD (condiciones que aseguran la
continuidad del proyecto una vez finalizado)
5.1 Viabilidad Socio-cultural.
- Si el proyecto puede modificar el modo de vida de
la población, indicar las medidas previstas para garantizar su aceptación.
5.2 Viabilidad Técnica, Organizativa o de Gestión
- Medidas previstas en el marco del proyecto para
garantizar su continuación (formación, capacitiación, organización...)
- Capacidad de los beneficiarios para la gestión, el
funcionamiento y el mantenimiento del proyecto
- Responsables del la continuidad del proyecto
5.3 Viabilidad Política
- Describir el entorno político local y la actitud
de las autoridades locales
- Avales o compromisos de las autoridades locales, con
que cuenta el proeycto
- Posibles obstáculos legales y/o de carácter
político para la realización del proyecto
5.4 Viabilidad Económica.
- Presentar un análisis coste-beneficio.
- Indicar la forma de reinversión o distribución de
los beneficios producidos por el proyecto.
- Identidad de los propietarios de los bienes
adquiridos durante la ejecución
VI. IMPACTO
6.1 Impacto medio-ambiental.
- Indicar si la ejecución del proyecto afecta el
equilibrio ecológico, y cómo.
- Evaluar si el medio ambiente soporta las acciones
previstas
6.2 Adecuación al medio de la tecnología
utilizada.
- Motivos de elección de los medios técnicos
utilizados, entre otros posibles
- Indicar si los medios e instrumentos utilizados son
adaptables al contexto del proyecto y manejables por los beneficiarios
- Analizar la dependencia tecnológica que puedan
generar
6.3 Impacto de Género.
- Beneficios o perjuicios que el proyecto implicará
para las mujeres.
- Cambios esperados en la situación de específica de
las mujeres, debidos a la ejecución del proyecto.
VII. PRESUPUESTO
7.1 Plan de Financiación (en $ US):
coste total:
contribución solicitada:
aporte de la Ong local:
aporte de la Comunidad local:
otros aportes (precisar):
7.2 Presupuesto General: por Partidas, indicando
cofinanciadores y aportes locales, en dólares americanos, e indicando la tasa de cambio
dólar-moneda local. Ver cuadro adjunto
- Terrenos: valor estimado de las
tierras que forman parte de la ejecución del proyecto. Indicar modo de cálculo aplicado.
- Construcciones: costes de las
infraestructuras previstas; adjuntar planos e indicar modo de cálculo aplicado.
- Equipos, materiales y suministros: costes
relativos a la compra y transporte de los insumos -preferiblemente de origen local- que
respondan mejor a las necesidades locales y sean los más adecuados en calidad, coste,
disponibilidad y mantenimiento.
- Personal: salarios, honorarios, cargas
sociales, contratación de servicios y otros gastos -indicarlos- relativos al personal.
Justificación de la participación de Personal Expatriado. Indicar modo de cálculo de la
valorización de gastos de personal, incluyendo el trabajo voluntario.
- Viajes y Estancias: valorización de
desplazamientos, dietas y gastos conexos.
- Fondo Rotativo
7.3 Presupuesto Detallado: por Subpartidas (mantener las
partidas e incluir las subpartidas pertinentes), indicando cofinanciadores y aportes
locales, en dólares americanos.
7.4 Explicación Justificativa del Presupuesto (ver
cuadro adjunto)indicando:
- el precio unitario de cada producto, bienes y
servicios y de cada subpartida,
- las cantidades previstas de cada subpartida,
- el correspondiente coste de cada subpartida.
7.5 Análisis de precios unitarios.
CUADROS DE PRESUPUESTO
7.2 PRESUPUESTO GENERAL, desglosado por
cofinanciadores. Moneda: Dólares
Tasa de Cambio U$/moneda local
| PARTIDAS |
Contribuciones
Exteriores en Efectivo |
Contribuciones
locales y valorización |
Coste Total
Operación |
| AGENCIA |
Aportes Públicos |
IEPALA |
Aportes Privados |
Total
USD
|
ONG Local |
Ap. Públicas |
Comunidad Local |
Total
USD |
| A. COSTES DIRECTOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| A.I. Terrenos |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| A.II. Construcción |
100 |
0 |
0 |
|
100 |
0 |
0 |
0 |
0 |
100 |
| A.III.Equipos, Material y Suministros |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| A.IV. Personal Local |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| A.V. Personal Expatriado |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| A.VI. Viajes, Estancias y dietas |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| A.VII. Fondo Rotativo |
0 |
0 |
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| TOTAL COSTES DIRECTOS |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
100 |
| % sobre Costes Directos |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
100,00% |
7.3 y 7.4 PLAN DE EJECUCION PRESUPUESTARIA,
desglosado por cofinanciadores.
EXPLICACION JUSTIFICATIVA DE CADA PARTIDA Moneda: USD
| PARTIDAS Y SUBPARTIDAS |
Unid. |
Cant. |
Precio Unitario
USD
(*) |
Contribuciones Exteriores en Efectivo |
Contribuciones Locales y Valorización
|
COSTE TOTAL
USD |
| AGENCIA |
ONG Norte |
OTROS |
ONG Local |
Aportac.
Pública |
Comunidad
Local |
| A. COSTES
DIRECTOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| A.I Terrenos |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
|
A.II. Construcción
|
|
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| |
|
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
| A.III Equipos,
Material Y Suministros |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| A.IV Personal
Local |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| A.V Personal
Expatriado |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| A.VI Viajes,
Estancias Y Dietas |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| A.VII Fondo
Rotativo |
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| |
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
0 |
| TOTAL COSTES DIRECTOS |
|
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
100 |
| Porcentaje sobre
Costes Directos |
|
|
|
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
100,00% |
(*) Ver Análisis de Precios Unitarios |
