ESQUEMA A SEGUIR PARA LA FORMULACION DE UN PROYECTO:

EL CICLO DE UN PROYECTO:

Se ha generalizado la expresión "ciclo de un proyecto" para referirse al proceso completo, diferenciado en etapas, que, por lo general, sigue un proyecto tipo -tanto sea ejecutado por la Cooperación multilateral, por la no gubernamental o por la descentralizada (no es del todo aplicable a los tipos en los que se concreta la llamada cooperación bilateral...).

libro.jpg (2605 bytes)Nos referimos por igual, sin especificar sus diferencias reales, a los llamados, en el "lenguaje" de la cooperación, proyectos, programas o acciones de desarrollo (a veces sus matices se deben más a criterios y normativas institucionales o burocráticas que a razones técnicas u operativas).

Las distintas etapas o momentos internos, que suelen señalarse son las siguientes:

1- * Identificación

2- * Diseño y Elaboración

3- * Formulación

4- * Presentación

5- * Aprobación

6- * Ejecución

7- * Seguimiento

8- * Evaluación

A veces se "sintetizan" reduciéndolas a la 1 -que incluiría las cuatro siguientes-, a la 6 -con la doble función de la 7-, y a la 8; Aquí explicaremos las ocho, porque conviene conocerlas todas:

1.- Identificación: es el momento principal, imprescindible para que nazca con bien un proyecto; consiste en:

1.1. Analizar, Medir, calcular y ordenar de mayor a menor, con la máxima precisión posible y con la participación directa de los afectados o destinatarios -y ejecutores o protagonistas- del proyecto,

+ el conjunto y prioridad de las necesidades o problemas reales que tiene o padece la población -área o sector- que ha de beneficiarse del futuro proyecto;

+ el conjunto de recursos -materiales, técnicos, económicos y humanos- propios y disponibles que tiene esa población, en función de las necesidades o problemas y sus soluciones posibles;

1.2. Estimar con el máximo realismo posible y con la misma participación directa de los destinatarios que han de implicarse en el proceso,

+ el conjunto de potencialidades que existen en el colectivo -área o sector- implicado para superar la situación en la que se encuentra,

+ el conjunto de condiciones, recursos propios y Externos que serían necesarios para lograr el despliegue positivo de todas las potencialidades.

2.- Diseño y Elaboración: Con los datos anteriores, las Comunidad y sus técnicos, comienzan a buscar y discutir lo que será el proyecto:

2.1. los fines y objetivos que se pueden y pretenden alcanzar;

2.2. los recursos, medios e instrumentos que se necesitan usar;

2.3. los procedimientos, técnicas, modos de hacer y métodos que hay que aplicar;

2.4. los tiempos necesarios estimados para conseguir las metas previstas;

2.5. el tipo de organización que va a requerir dicho proceso;

2.6. las tareas y funciones que ha de cumplir cada elemento.

2.7. la manera de ir evaluando los resultados parciales y la forma de revisar y rectificar los posibles fallos o desviaciones;

Ese tiempo de propuestas, debate y clarificación conduce a diseñar y elaborar el proyecto como el plan estratégico para la consecución de los fines perseguidos, que son los que unirán y cohesionarán todos los aspectos y factores del mismo. Con ese material se pasa a la etapa siguiente.

3.- Formulación: Es el tiempo de expresar por escrito -en soporte papel o electrónico- y conforme los cuestionarios o normativas de las Agencias hacia donde hay que dirigir el proyecto, todo lo acordado en la etapa anterior y su lógica o coherencia interna, su racionalidad, su viabilidad y su factibilidad (a veces los formularios establecidos por las agencias están pensados y construidos casi siempre en función de los intereses de las mismas agencias, más que en función de las posibles demandas y necesidades provenientes de los pueblos del Tercer Mundo; en ocasiones se mantiene una cierta rigidez en técnicas que pretenden definirse como "marco lógico"... sin tener en cuenta que la "lógica" de la realidad no es deductiva y lineal sino compleja y dialéctica).

4.- Presentación: Hecha la Formulación se envía al par, agente, contraparte "intermediario" o a la Agencia de Ayuda que ha de tramitar la solicitud de los recursos externos que se necesitan. Ajustándose a las condiciones puestas o establecidas por las distintas "líneas" de cooperación de los distintos organismos receptores de proyectos, se presenta la solicitud; quedando siempre dispuestos a discutir aspectos y detalles, ajustar los presupuestos, explicar las dudas, acomodarse a las "circunstancias" y especificaciones que imponen los "donantes"..., sin perder la dignidad...

5.- Aprobación: Durante un tiempo se queda a la espera para su estudio y aprobación o denegación (suelen tenerse en cuenta, al menos, tres dimensiones del proyecto: la técnica, la política y la financiera; en algunos casos existen, ajustados a ellas también, tres comisiones de estudio). Suponiendo que es aprobado y concedidos los recursos necesarios solicitados, se pasa a la etapa siguiente.

6.- Ejecución: Al comunicarse la concesión de los recursos, el grupo responsable de la organización del proyecto se pone en marcha para llevarlo a la práctica (lo ideal es que no haya tenido que esperar a la concesión para desplegar el conjunto de posibilidades con los recursos propios de que disponga la colectividad). Suele necesitarse un reajuste del plan de acción, motivado por el paso del tiempo y la inevitable movilidad de los elementos; una vez reajustado, entra la etapa decisiva de ejecutar el plan de acción conforme lo previsto y participado por la colectividad. La programación concreta en todos sus detalles, así como el cumplimiento riguroso de los trabajos y responsabilidades es lo que asegurará la eficacia de los resultados y la eficiencia en el buen uso de los medios y recursos utilizados.

7.- Seguimiento: Es una etapa que se aplica tanto a los responsables de la coordinación del plan de acción como, en otro tipo de funciones, a los intermediarios o responsables de la concesión del recurso externo. A veces se confunde con la vigilancia sobre el buen uso o administración de los recursos, sobre todo financieros (lo cual genera un cierto estado de desconfianza, perversora de las relaciones de cooperación, que siempre han de basarse en la mutua confianza). El buen seguimiento es la atención puesta sobre la dinámica del proceso para impulsar, corregir, reajustar, intensificar o simplemente acompañar un determinado modo de hacer.

8.- Evaluación: Un buen seguimiento lleva siempre unido una constante evaluación -autoevaluación, hecha por los sujetos activos de la ejecución; y heteroevaluación, hecha por el agente externo responsable de la concesión. Pero también se trata de medir al final del proceso no sólo los resultados obtenidos, los objetivos logrados, el cambio producido, las necesidades cubiertas, la participación de los destinatarios y protagonistas, el correcto uso de los medios e instrumentos, sino la rentabilidad de todos los recursos, incluido el tiempo aplicado a todo tipo de acción o del trabajo. De la correcta evaluación dependerá la sostenibilidad, la continuidad del proceso; pues para eso se hace: para ver hasta donde se ha llegado y redefinir el proceso a seguir. Los criterios de evaluación son diversos, si bien suelen aplicarse fórmulas adaptadas de la ratio costo/beneficio o costo/eficiencia.

Es correcto decir que el ciclo de un proyecto se cumple para reiniciar de nuevo otro ciclo.

ESQUEMA A SEGUIR PARA LA FORMULACION DE UN PROYECTO:

0. DATOS DE LA CONTRAPARTE LOCAL

0.1. Nombre

0.2. Naturaleza jurídica y Fecha de constitución

0.3. Dirección

Teléfono Fax Télex

0.4 Objetivos

0.5 Zonas y sectores de Intervención

0.6 Experiencia y Campos de actividades

0.5 Caracterización de la relación con la población beneficiaria

0.6 Persona responsable de la Institución

Cargo

Experiencia

0.7. Persona responsable del proyecto

Cargo

Experiencia

0.8 Otras instituciones que colaborarían con el proyecto

I. PRESENTACION DEL PROYECTO

1.1 Titulo

1.2 Descripción general de la situación (política, económica, social, ambiental...) existente en el país.

1.3 Contextualización de la Zona de Influencia del proyecto

- Datos de la zona fundamentales para comprender la naturaleza de los problemas que el proyecto intenta resolver: marco geográfico, situación socio-económica, características de las relaciones de género, datos demográficos, etc.

1.4 Justificación de la necesidad de la intervención.

- Fundamentación de la propuesta

- Explicar los motivos que dan sentido y coherencia a esta alternativa de intervención, frente a otras posibles.

1.5 Antecedentes o Historia del Proyecto

- Indicar aspectos de interés, previos a la ejecución, que permitan conformar un marco de referencia para la comprensión de la propuesta.

- Dígase cómo ha surgido la iniciativa

- Si el proyecto hace parte de un programa más amplio, explicar su articulación.

1.6 Estudios que se hayan efectuado en relación con el proyecto (técnicos, socio-culturales, de mercado... ) y resultado de los mismos

1.8 Breve descripción del Proyecto

Síntesis de los aspectos centrales del proyecto: problema, propuesta a ejecutar, beneficiarios, viabilidad.

1.9 Localización exacta de la acción.

- Descripción de la zona en que el proyecto será ejecutado

- Adjuntar mapas de la zona (y proyecto de construcción, si procede).

II. IDENTIFICACION DE LA POBLACIÓN PARTICIPANTE

2.1 Estimación de la Población Total de la Zona

2.2 Breve descripción de la población según ocupación, ingresos, clase social, pertenencia a grupos étnicos y otros criterios oportunos (diferenciando entre hombres y mujeres)

2.3 Criterios de selección de la población beneficiaria.

2.4 Estimación y caracterización de la Población directamente beneficiada. Diferenciar por género, nivel social etnia, y otros grupos significativos.

2.5 Dígase cómo ha participado y participará la población beneficiada en las fases del proyecto (concepción, puesta en marcha, gestión, seguimiento, evaluación...).

Díagse cuál ha sido y será, específicamente, la participación de las mujeres en este proceso.

2.6 Estimación y caracterización de la población que se verá beneficiada indirectamente por el proyecto (número, género, etnia, grupo de edad).

III. OBJETIVOS, RESULTADOS E INDICADORES

3.1 Objetivo General de Desarrollo

Fin hacia el que se orienta la propuesta, desde una perspectiva amplia y a largo plazo, y en confluencia con otras iniciativas.

3.2 Objetivos Específicos

Fines sustentables que el proyecto se propone obtener, con sus propios recursos y actividades, y dentro del período de tiempo definido; son nuevas situaciones en las que los problemas han sido subsanados total o parcialmente. Conviene establecer una secuencia lógica entre objetivos, resultados y actividades, para garantizar la coherencia interna del proyecto.

3.3 Metas o Resultados Esperados

Productos concretos de la ejecución del proyecto necesarios y, en su conjunto, suficientes para la consecución del los Objetivos Específicos. Los resultados son producto de las actividades; relacionar cada uno de ellos con un Objetivo Específico y con las actividades correspondientes.

3.4 Indicadores del grado de consecución del los Objetivos

Descripciones operacionales, precisas y verificables, del contenido cada objetivo específico, en términos de efectos sobre los beneficiarios, calidad, cantidad, lugar y tiempo.

3.5 Fuentes de Verificación de los Indicadores

Documentos, informes y otras fuentes de datos que permitan la corroboración de los indicadores.

IV. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

4.1 Duración del proyecto

4.2 Fecha prevista de inicio

4.3 Descripción detallada de Actividades

- Sobre cada actividad: contenido, metodología, período de ejecución, resposables (relacionar cada actividad con el resultado correspondiente).

- En caso de estar previsto en funcionamiento de un Fondo Rotativo, justificar elección del sistema propuesto; indicar las modalidades de su funcionamiento, criterios de selección de los beneficiarios modalidades de atribución y desembolsos y utilización de los recursos generados.

4.4 Cronograma de Ejecución de Actividades

Calendario detallado desglosando, si procede, las tareas que supone la realización de cada actividad.

4.5 Recursos humanos, materiales y técnicos necesarios para la ejecución, y sus costes. Conceptos de acuerdo a las Partidas Presupuestarias.

- Recursos Humanos: valorarlos diferenciando personal local y expatriado; con remuneración o sin ella (valorizando el trabajo voluntario), y describir sus responsabilidades.

- Recursos Materiales y Técnicos: detallar material y equipos previstos y su valor, precisando aportes locales y propietarios de las infraestructuras existentes.

4.6 Seguimiento y evaluación interna: criterios, participantes, metodología, duración

4.7 Riesgos y Presunciones.

- Identificación de circunstancias que puedan obstaculizar la ejecución del proyecto y medidas previstas para resolver estas dificultades.

- Condiciones, ajenas al control del proyecto, decisivas para su adecuada ejecución.

V. VIABILIDAD (condiciones que aseguran la continuidad del proyecto una vez finalizado)

5.1 Viabilidad Socio-cultural.

- Si el proyecto puede modificar el modo de vida de la población, indicar las medidas previstas para garantizar su aceptación.

5.2 Viabilidad Técnica, Organizativa o de Gestión

- Medidas previstas en el marco del proyecto para garantizar su continuación (formación, capacitiación, organización...)

- Capacidad de los beneficiarios para la gestión, el funcionamiento y el mantenimiento del proyecto

- Responsables del la continuidad del proyecto

5.3 Viabilidad Política

- Describir el entorno político local y la actitud de las autoridades locales

- Avales o compromisos de las autoridades locales, con que cuenta el proeycto

- Posibles obstáculos legales y/o de carácter político para la realización del proyecto

5.4 Viabilidad Económica.

- Presentar un análisis coste-beneficio.

- Indicar la forma de reinversión o distribución de los beneficios producidos por el proyecto.

- Identidad de los propietarios de los bienes adquiridos durante la ejecución

VI. IMPACTO

6.1 Impacto medio-ambiental.

- Indicar si la ejecución del proyecto afecta el equilibrio ecológico, y cómo.

- Evaluar si el medio ambiente soporta las acciones previstas

6.2 Adecuación al medio de la tecnología utilizada.

- Motivos de elección de los medios técnicos utilizados, entre otros posibles

- Indicar si los medios e instrumentos utilizados son adaptables al contexto del proyecto y manejables por los beneficiarios

- Analizar la dependencia tecnológica que puedan generar

6.3 Impacto de Género.

- Beneficios o perjuicios que el proyecto implicará para las mujeres.

- Cambios esperados en la situación de específica de las mujeres, debidos a la ejecución del proyecto.

VII. PRESUPUESTO

7.1 Plan de Financiación (en $ US):

coste total:

contribución solicitada:

aporte de la Ong local:

aporte de la Comunidad local:

otros aportes (precisar):

7.2 Presupuesto General: por Partidas, indicando cofinanciadores y aportes locales, en dólares americanos, e indicando la tasa de cambio dólar-moneda local. Ver cuadro adjunto

- Terrenos: valor estimado de las tierras que forman parte de la ejecución del proyecto. Indicar modo de cálculo aplicado.

- Construcciones: costes de las infraestructuras previstas; adjuntar planos e indicar modo de cálculo aplicado.

- Equipos, materiales y suministros: costes relativos a la compra y transporte de los insumos -preferiblemente de origen local- que respondan mejor a las necesidades locales y sean los más adecuados en calidad, coste, disponibilidad y mantenimiento.

- Personal: salarios, honorarios, cargas sociales, contratación de servicios y otros gastos -indicarlos- relativos al personal. Justificación de la participación de Personal Expatriado. Indicar modo de cálculo de la valorización de gastos de personal, incluyendo el trabajo voluntario.

- Viajes y Estancias: valorización de desplazamientos, dietas y gastos conexos.

- Fondo Rotativo

7.3 Presupuesto Detallado: por Subpartidas (mantener las partidas e incluir las subpartidas pertinentes), indicando cofinanciadores y aportes locales, en dólares americanos.

 

7.4 Explicación Justificativa del Presupuesto (ver cuadro adjunto)indicando:

- el precio unitario de cada producto, bienes y servicios y de cada subpartida,

- las cantidades previstas de cada subpartida,

- el correspondiente coste de cada subpartida.

7.5 Análisis de precios unitarios.

CUADROS DE PRESUPUESTO

7.2 PRESUPUESTO GENERAL, desglosado por cofinanciadores. Moneda: Dólares

Tasa de Cambio U$/moneda local

 

PARTIDAS

 

Contribuciones Exteriores en Efectivo

 

Contribuciones locales y valorización

 

Coste Total Operación

 

AGENCIA

 

Aportes Públicos

 

IEPALA

 

Aportes Privados

 

Total

USD

 

 

ONG Local

 

Ap. Públicas

 

Comunidad Local

 

Total

USD

 

A. COSTES DIRECTOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A.I. Terrenos

 

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A.II. Construcción

 

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100

 

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0

 

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A.III.Equipos, Material y Suministros

 

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A.IV. Personal Local

 

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A.V. Personal Expatriado

 

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0

 

 

 

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0

 

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A.VI. Viajes, Estancias y dietas

 

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0

 

0

 

 

 

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0

 

0

 

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A.VII. Fondo Rotativo

 

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TOTAL COSTES DIRECTOS

 

 

 

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% sobre Costes Directos

 

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7.3 y 7.4 PLAN DE EJECUCION PRESUPUESTARIA, desglosado por cofinanciadores.

EXPLICACION JUSTIFICATIVA DE CADA PARTIDA Moneda: USD

 

PARTIDAS Y SUBPARTIDAS

 

Unid.

 

Cant.

 

Precio Unitario

USD

(*)

 

Contribuciones Exteriores en Efectivo

 

Contribuciones Locales y Valorización

 

 

COSTE TOTAL

USD

 

AGENCIA

 

ONG Norte

 

OTROS

 

ONG Local

 

Aportac. Pública

 

Comunidad Local

 

A. COSTES DIRECTOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A.I Terrenos

 

 

 

 

 

 

 

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A.II. Construcción

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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A.III Equipos, Material Y Suministros

 

 

 

 

 

 

 

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A.IV Personal Local

 

 

 

 

 

 

 

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A.V Personal Expatriado

 

 

 

 

 

 

 

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A.VI Viajes, Estancias Y Dietas

 

 

 

 

 

 

 

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A.VII Fondo Rotativo

 

 

 

 

 

 

 

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TOTAL COSTES DIRECTOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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100

 

Porcentaje sobre Costes Directos

 

 

 

 

 

 

 

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100,00%

(*) Ver Análisis de Precios Unitarios

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